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PRIVACY POLICY

株式会社HERP（以下「当社」といいます。）は、個人情報保護の重要性について認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）を遵守すると共に、以下のプライバシーポリシー（以下「本プライバシーポリシー」といいます。）に従い、適切な取扱い及び保護に努めます。なお、本プライバシーポリシーにおいて別段の定めがない限り、本プライバシーポリシーにおける用語の定義は、個人情報保護法の定めに従います。

1. 個人情報の定義

本プライバシーポリシーにおいて、個人情報とは、個人情報保護法第2条第1項により定義される個人情報を意味するものとします。

2. 個人情報の利用目的

当社は、個人情報を以下の目的で利用いたします。

  1. 当社サービス（当社が提供する、お客様が個人情報を当社に提供して利用するサービスを意味します。以下同じ。）の提供のため
  2. 当社サービスに関するご案内、お問い合せ等への対応のため
  3. 当社の商品、サービス等のご案内のため
  4. 当社サービスに関する当社の規約、ポリシー等（以下「規約等」といいます。）に違反する行為に対する対応のため
  5. 当社サービスに関する規約等の変更などを通知するため
  6. 当社のサービスの改善、新サービスの開発等に役立てるため
  7. 雇用管理、社内手続のため（役職員の個人情報について）
  8. 株主管理、会社法その他法令上の手続対応のため（株主、新株予約権者等の個人情報について）
  9. 当社のサービスに関連して、個人を識別できない形式に加工した統計データを作成するため
  10. その他、上記利用目的に付随する目的のため

3. 個人情報利用目的の変更

当社は、個人情報の利用目的を関連性を有すると合理的に認められる範囲内において変更することがあり、変更した場合には個人情報の主体である個人（以下「本人」といいます。）に通知し又は公表します。

4. 個人情報利用の制限

当社は、個人情報保護法その他の法令により許容される場合を除き、本人の同意を得ず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。但し、次の場合はこの限りではありません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5. 個人情報の適正な取得

5.1 当社は、適正に個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得しません。

5.2 当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報（個人情報保護法第2条第3項に定義されるものを意味します。）を取得しません。

  1. 第4項各号のいずれかに該当する場合
  2. 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第76条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
  3. 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合
  4. 第三者から要配慮個人情報の提供を受ける場合であって、当該第三者による当該提供が第7.1項各号のいずれかに該当するとき

5.3 当社は、第三者から個人情報の提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行います。ただし、当該第三者による当該個人情報の提供が第4項各号のいずれかに該当する場合又は第7.1項各号のいずれかに該当する場合を除きます。

  1. 当該第三者の氏名又は名称及び住所、並びに法人の場合はその代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものの場合は、その代表者又は管理人）の氏名
  2. 当該第三者による当該個人情報の取得の経緯

6. 個人情報の安全管理

当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などのリスクに対して、個人情報の安全管理が図られるよう、当社の従業員に対し、必要かつ適切な監督を行います。また、当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。

7. 第三者提供

7.1 当社は、第4項各号のいずれかに該当する場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しません。但し、次に掲げる場合は上記に定める第三者への提供には該当しません。

  1. 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託することに伴って個人情報を提供する場合
  2. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
  3. 個人情報保護法の定めに基づき共同利用する場合

7.2 第7.1項の定めにかかわらず、当社は、第4項各号のいずれかに該当する場合を除くほか、外国（個人情報保護法第24条に基づき個人情報保護委員会規則で指定される国を除きます。）にある第三者（個人情報保護法第24条に基づき個人情報保護委員会規則で指定される基準に適合する体制を整備している者を除きます。）に個人情報を提供する場合には、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得るものとします。

7.3 当社は、個人情報を第三者に提供したときは、個人情報保護法第25条に従い、記録の作成及び保存を行います。

7.4 当社は、第三者から個人情報の提供を受ける場合には、個人情報保護法第26条に従い、必要な確認を行い、当該確認にかかる記録の作成及び保存を行うものとします。

8. 個人情報の開示

当社は、本人から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、本人ご自身からのご請求であることを確認の上で、本人に対し、遅滞なく開示を行います（当該個人情報が存在しないときにはその旨を通知いたします。）。但し、個人情報保護法その他の法令により、当社が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。［なお、個人情報の開示につきましては、手数料（1件あたり500円）を頂戴しておりますので、あらかじめ御了承ください。］

9. 個人情報の訂正等

当社は、本人から、個人情報が真実でないという理由によって、個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」といいます。）を求められた場合には、本人ご自身からのご請求であることを確認の上で、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正等を行い、その旨を本人に通知します（訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対しその旨を通知いたします。）。但し、個人情報保護法その他の法令により、当社が訂正等の義務を負わない場合は、この限りではありません。

10. 個人情報の利用停止等

当社は、本人から、本人の個人情報が、あらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由又は偽りその他不正の手段により取得されたものであるという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止又は消去（以下「利用停止等」といいます。）を求められた場合、又は個人情報がご本人の同意なく第三者に提供されているという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその提供の停止（以下「提供停止」といいます。）を求められた場合において、そのご請求に理由があることが判明した場合には、本人ご自身からのご請求であることを確認の上で、遅滞なく個人情報の利用停止等又は提供停止を行い、その旨を本人に通知します。但し、個人情報保護法その他の法令により、当社が利用停止等又は提供停止の義務を負わない場合は、この限りではありません。

11. 匿名加工情報の取扱い

11.1 当社は、匿名加工情報（個人情報保護法第2条第9項に定めるものを意味し、同法第2条第10項に定める匿名加工情報データベース等を構成するものに限ります。以下同じ。）を作成するときは、個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工するものとします。

11.2 当社は、匿名加工情報を作成したときは、個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、安全管理のための措置を講じます。

11.3 当社は、匿名加工情報を作成したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表します。

11.4 当社は、匿名加工情報（当社が作成したもの及び第三者から提供を受けたものを含みます。以下別段の定めがない限り同様とします。）を第三者に提供するときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、 第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示します。

11.5 当社は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、(1)匿名加工情報を他の情報と照合すること、及び(2)当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号又は個人情報保護法第36条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得すること（(2)は第三者から提供を受けた当該匿名加工情報についてのみ）を行わないものとします。

11.6 当社は、匿名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、匿名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情の処理その他の匿名加工情報の適正な取扱いを確保するために 必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めるものとします。

12. Cookie（クッキー）その他の技術の利用

当社のサービスは、Cookie及びこれに類する技術を利用することがあります。これらの技術は、当社による当社のサービスの利用状況等の把握に役立ち、サービス向上に資するものです。Cookieを無効化されたいユーザーは、ウェブブラウザの設定を変更することによりCookieを無効化することができます。但し、Cookieを無効化すると、当社のサービスの一部の機能をご利用いただけなくなる場合があります。

13. お問い合わせ

開示等のお申出、ご意見、ご質問、苦情のお申出その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願い致します。

14. 継続的改善

当社は、個人情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。

【2018年7月1日制定】

HERP, Inc. (will refer to HERP, Inc. as “we” and “our”) acknowledges the importance of the protection of personal information, and complies with the Act on the Protection of Personal Information, and works hard to preserve and use your personal information in a just manner. Furthermore, unless we provide a specific definition for a term in this privacy policy, the definitions of the terms used will be in accordance with the Act on the Protection of Personal Information.

1. Definition of Private Information

The personal information we refer to in this privacy policy is the identical to that defined in paragraph 1, Article 2 of the Act on the Protection of Personal Information.

2. Purposes of The Use of Private Information

We use your personal information for the following purposes.

  1. To provide our services we provide through the use of private information entrusted to us by you (referred to as “services” below).
  2. Notices concerning our services, and contacting our customers
  3. Introducing/providing our services
  4. To respond to breaches of contracts and policies (collectively “contracts”)
  5. To notify our customers about alterations in contracts concerning our products
  6. To improve our services and assist in the development of our new products
  7. For employee management, and internal operations of the company (concerning privacy information of employees)
  8. Shareholder management, and to tend to procedures as governed by the Companies Act and other laws & regulations (concerning the private information of shareholders, and holders of share options)
  9. In relation to our services, to create anonymous statistical data (data that is unable to specifically identify individuals)
  10. For other purposes, associated with the purposes mentioned above

3. Changes regarding Purposes of Personal Information Use

We may change the purposes of personal information use within a reasonably acceptable boundary, in which case, we will directly contact the owner of the information (referred to as “owner” below) or release a official statement on the matter.

4. Restrictions on the Use of Private Information

With an exception of instances which abide by the Act on the Protection of Personal Information, we will not use your personal information without your consent. However, this does not apply in the following instances. (“The use of personal information” will be referred to as “it” in the following segment)

  1. When it abides by the law & regulations
  2. When it is necessary for the protection of an individual’s life, physical well being, or asset(s), and attaining your consent is difficult.
  3. When it is necessary for the improvement of public health or the sound nurturing of an infant, and attaining your consent is difficult.
  4. When it is necessary for the cooperation with a national institution, local authority, or an affair conducted by a delegate commissioned by them, and attaining your consent compromises said affair.

5. Appropriate Collection of Private Information

5.1 We attain your private information appropriately, and do not use deceit and other inappropriate means to do so.

5.2 We, with the exception of the following instances, do not attain special care-required personal information (as defined in paragraph 3, Article 2 of the Act on the Protection of Personal Information) without your consent. (special care-required personal information will be referred to “information” in the following segment)

  1. When the information falls under one of the items on paragraph (4)
  2. When said information is publicly released by the owner of the information, a national institution, a local authority, individuals mentioned in Article 76, paragraph 1 of the Act on the Protection of Personal Information, or an individual commissioned by the Personal Information Protection Commission (PPC) regulation.
  3. When said information is apparent and acquired from visual sighting, or taking a picture of the owner of said information
  4. When the information is provided by a third party member, and said information provided by said third party falls under one of the items on paragraph (7.1)

5.3 We, when acquiring personal information from a third party member, abide by the regulations set by the PPC, and review the items listed in the following. However, this does not apply when said information provided by said third party falls under one of the items in paragraph (4) or paragraph (7.1).

  1. The name and address - in the case that it is a juridical person, the name of the representative- (when the organization isn’t a juridical person, we will check the name of the manager or representative of the organization) of said third party
  2. The circumstances of obtainment of said personal information provided by said third party

6. Safety Management of Personal Information

We do necessary and appropriate surveillance to manage the safety of your personal information against risks such as loss, damage, tampering, and leakage. Furthermore, in the case we entrust the whole or partial treatment of personal information to a third party, we take necessary and appropriate measures so that said personal information is treated safely by the third party.

7. Provision to Third Parties

7.1 We, excluding instances that fall under one of the items in paragraph(4), do not provide personal information to third parties prior to obtaining the owner’s consent. However, this does not apply in the following instances.

  1. When we provide the entire or partial treatment of personal information to a third party within the boundary necessary for the fulfillment of the purposes of use
  2. When personal information is provided in accordance to a merger or other corporate reasons that require inheritance of assets
  3. When personal information is jointly utilized in accordance to the Act on the Protection of Personal Information

7.2 Regardless of the regulations set in paragraph (7.1), we, excluding instances where it falls under paragraph (4), will acquire the consent of the owner prior to providing personal information to third parties (excluding those with a system that falls under the standards set by PPC regulations based on Article 24 of the Act on the Protection of Personal Information) in foreign states (excluding states indicated by the PPC regulations in accordance to Article 24 of the Act on the Protection of Personal Information).

7.3 We create/save records when providing personal information to third parties, in accordance to Article 25 of the Act on the Protection of Personal Information.

7.4 When receiving personal information from a third party, we take appropriate measures, and create/save records of the measures taken, in accordance to Article 26 of the Act on the Protection of Personal Information.

8. Disclosure of Personal Information

When we receive a request to disclose personal information -in accordance to the Act on the Protection of Personal Information- by the owner of the information, once measures have been taken to ensure that the request is in fact from the owner of the information, we will disclose the information without delay (in the instance where the requested information is not found, we will send you a notice stating so). However, this does not apply if -in accordance to the Act on the Protection of Personal Information- we are not liable for the disclosure of the information. [Please note that we charge 500 yen to customers requesting the disclosure of personal information.]

9. Revision of Personal Information

When requested to edit or add/erase information (referred to as “revisions” below) by the owner of the information due to inaccuracies, after taking measures to ensure that the requester is in fact the owner of the information, we will do necessary research and revisions in an acceptable boundary , and notify the requester without delay (when we decide not to make any revisions, we will notify the owner stating so). However, this does not apply if -in accordance to the Act on the Protection of Personal Information and other laws and regulations- we are not liable for the revisions of said information.

10. Discontinuance of the use of Personal Information

When the owner of the information notifies us that their personal information is being used for purposes exceeding the items listed in the policy, or that their personal information was acquired through deceit or other inappropriate means, and requests that the information be inaccessible or deleted (referred to as “discontinue the use” below), or requests that the information be contained due to the provision of the information by a third party without the owner’s consent, and it has been determined that the request is sound, we will discontinue the use/provision of said information without delay, and will notify the requester. However, this does not apply if -in accordance to the Act on the Protection of Personal Information- we are not liable for the discontinuance of the use/provision of the information.

11. Use of Anonymously Processed Information

11.1 When creating anonymously processed information (identical to that defined in paragraph (9), Article 2 of the Act on the Protection of Personal Information, but limited to those used to consist anonymously processed information databases as defined in Article 2, paragraph (10) of the same act), we will process information in accordance to the standards set by PPC regulations.

11.2 When creating anonymously processed information we abide by the standards set by PPC regulations, and take measures for safety management.

11.3 When creating an anonymously processed information, we will publicly release a official document on the items concerning personal information on the information, as indicated by PPC regulations.

11.4 When providing anonymously processed information (including information created by us and provided by a third party, unless another definition is provided below) to a third party, we will, as governed by PPC regulations, publicly release personal information contained in the items on the said information along with the method in which the said information was provided prior to the provision of said information. Additionally prior to the provision, we will inform said third party that the said provided information are anonymously processed information.

11.5 In the event of handling anonymously processed information, in order to identify customers whose information were used to produce anonymously processed information, we will not (1) cross reference said the information with other information, or (2) obtain information concerning deleted records/individual identification codes contained in said information, or the method used to process the information in accordance to the Act on the Protection of Personal Information. ((2) only applies to anonymously processed information provided to us by a third party)

11.6 We will take appropriate and necessary measures in order to manage the safety of anonymously processed information, respond to complaints concerning the making and management of the said information in order to ensure the proper handling of said information, and will work hard to publicize the details of the said measures.

12. The Use of Cookie and Other Technologies

Our services use Cookie and other similar forms of technology in some situations. These technologies help us understand the manner in which our customers use our services, and assist in the further development of our services. For those users who wish to disable Cookie, it can be done through the Web-browser settings. However, if you choose to disable Cookie, you may be unable to use some of the features on our services.

13. Contact Us

To express your interests, opinions, questions, or concerns etc. regarding our use of your personal information, please contact us by one of the following ways.

14. Constant Improvement

We, in a constant effort to survillel and improve the treatment of your personal information, may change this privacy policy in cases of need.